Hyvä intranet kantaa maukasta hedelmää

Mitä suuremmaksi yritys kasvaa, sitä tärkeämmäksi käy sen työntekijöiden välinen toimiva viestintä. Ajantasainen ja aktiivinen sisäinen viestintä tuottaa paitsi tulosta myös tyytyväisempiä työntekijöitä – kun on kartalla, on helpompi kokea itsensä arvostetuksi ja puhaltaa tehokkaammin yhteiseen hiileen. Säännölliset palaverit sopivat mainiosti moneen asiaan ja erityisesti pienemmän piirin viestintään, mutta työn muuttaessa yhä enemmän muotoaan ja henkilöstön fyysisesti toimiessa yhä useammin eri toimipisteissä tai kentällä palaverit eivät yksin riitä.

Sisäisen viestinnän organisointi ja sopivan työkaluston valinta tuntuu usein melkoiselta viidakolta ja saattaa pahimmillaan kärsivällisyyden ja turhautumisen ohella nielaista ison kasan säästettävissä olevaa rahaakin – asiantuntija ja kompaktisti tarpeen mukaan mitoitettu ratkaisu on tässäkin painonsa väärti kultaa.

Tässä kirjoituksessa käsitellään sisäisen viestinnän yleisimpiä kompastuskiviä ja annetaan ratkaisuideoita, joiden pohjalta on hyvä lähteä liikkeelle.

1. kompastuskivi: tekninen puoli

Yleisin sisäisen viestinnän kompastuskivi on hankalaksi koettu tai toimimaton teknologia. Viestijän tulee pahimmillaan käydä monen päivän kurssi tai itseopiskella monisivuinen manuaalinivaska, jotta pääsee edes alkuun. Kun sitten vihdoin löytää paikan, johon kommentoida tai liittää vaikkapa tiedostoja työyhteisöille nähtäväksi, niin data saattaa kadota tai ohjelma latailla loputtomiin – nuorison käyttämä termi ”lagaa” ei ole syntynyt tyhjästä.
Ratkaisu: valitaan helppo ja luonnolliseksi koettu, todistetusti sekä takuulla toimiva ja toimitettu tekniikka.

2. kompastuskivi: kirjautumishässäkkä

Myönnetään nyt, olemme kaikki kyllästyneet kirjautumista vaativiin verkkopalveluihin ja niihin uusiin tunnareihin, joita kukaan ei koskaan muista. Se, että intranet on kuitenkin rajattava ulkopuolisilta on fakta, jota ei pääse pakoon. Fakta on toisaalta sekin, että keinoja tähän on useita: parhaimmillaan intranetin käyttäjä astuu täysin tietosuojattuun intraan ilman sen kummempia kommervenkkejä kirjautumisen tapahtuessa taustalla.
Ratkaisu: rakennetaan helppo kokonaisuus tarkoituksenmukaisilla käyttäjärajauksilla ja mahdollisuuksien mukaan taustalla tapahtuvalla kirjautumisella.

3. kompastuskivi: passiivinen viestimismeininki

Viestintää ei kannata jättää vain yhden henkilön harteille, jolloin se saattaa helposti muuttua harmillisen harvakseltaan tapahtuvaksi, yksisuuntaiseksi ja pahimmillaan puuduttavaksi monologiksi. Kun tekniikka on luotu helpoksi, viestintä sujuu luontevasti isoltakin porukalta; mielelläänhän sitä osallistuu itseään koskevaan keskusteluun, kun ympäristö on sille otollinen ja tunnelma hyvä.
Ratkaisu: katso ensimmäinen kohta.

4. kompastuskivi: outo ulkoasu

Viestintäalustan tulee näyttää yritykseltä. Piste. Visuaalisuus on iso asia – myös käyttäjäystävällisyyden näkökulmasta.
Ratkaisu: valitaan alusta, jonka ulkoasua voi muokata joustavasti ”just eikä melkein” sopivaksi.

5. kompastuskivi: paikoilleen jämähtäminen

Hyvä intranet-alusta skaalautuu ja kehittyy. Se tarjoaa käyttäjilleen uusia työkaluja ja tekee viestinnästä näin monipuolisempaa ja helpompaa – ja suoraan sanottuna myös hauskempaa. Kun homma toimii sujuvasti, on kiinni ajassa ja mukautuu laitteelle kuin laitteelle, niin voi aidosti klikata 👍. Viestintä on hanskassa.
Ratkaisu: valitaan alusta, jonka kehittäjäyhteisö on laaja ja aktiivinen.

Case: intranet yli 100 työntekijän Niemikotisäätiölle

Lähtökohta: Niemikotisäätiö oli kokeillut monenlaista sisäistä viestintää vuosien mittaan: ryhmäsähköpostia, sisäistä uutiskirjettä, mobiiliviestejä jne. Ongelmalliseksi koettiin erityisesti se, että kokonaisuus jäi hahmottomaksi ja viestintä tuntui ikään kuin yksisuuntaiselta tunnelilta, jonka suulla näkyi vain se yksi asia kerrallaan.

Ratkaisu: Luotiin ns. ilmoitustaulu, joka avautuu työntekijän koneella heti ensimmäisenä koneen käynnistyessä. Ilmoitustaululla ovat nähtävissä säätiön sisäiset uutiset, eri yksiköiden Facebook- ja Instagram-feedit sekä lisäksi mm. ohjeistot ja tiedostot. Kaikki asiat ovat helposti kommentoitavissa ja kommentointi näkyy ilmoitustaululla omana feedinään. Näin keskustelu ketjuuntuu ja elää; työntekijät itse tekevät ilmoitustaulusta elävän, itseään palvelevan ja toimivan kokonaisuuden. Lopputuloksena on aktiivinen, ”oman oloinen” ja koko työyhteisön ajankohtaista toimintaa kattavasti esiin tuova keskus(telu)tori.